Утверждена приказом руководителя ООО «Торгснаб» от 05.11.2013 № 162

ПАМЯТКА ДЛЯ СОТРУДНИКОВ
Что проверить в универсальном передаточном документе, поступившем от контрагента

Сотрудник обязан проверить универсальный передаточный документ, поступивший от контрагента, на предмет наличия ошибок, влияющих на право компании учесть расходы и принять к вычету НДС.

Проверка универсальных передаточных документов на приобретенные товары
1. Если в договоре с поставщиком установлена форма универсального передаточного документа, в которую добавлены дополнительные строки или графы, проверить, соответствует ли документ, полученный от поставщика, форме, установленной в договоре.
2. Все реквизиты УПД нужно проверить на правильность и непротиворечивость содержащихся в них данных, используя следующую таблицу.

Реквизит	Что должно быть в реквизите	Что делать, если реквизит не заполнен или в нем ошибка	
Статус	Значение 1 (это означает, что документ заменяет счет-фактуру и первичку). Исключение — если поставщик на упрощенке или ЕНВД, должно быть указано значение 2 (документ заменяет первичку)	Документ можно не исправлять при условии, что остальные реквизиты заполнены верно 	
Строка 1 — дата и номер документа	Дата документа, как правило, совпадает с датой отгрузки в строке 11. Допускаются незначительные различия, если поставщик выписал документ раньше отгрузки. Например, дата документа — 16 ноября, дата отгрузки — 17 ноября	Если выявлена явная ошибка в дате (например, указан неверный месяц), возвратить документ поставщику для исправления. Ошибка в номере некритична	
<…>	
Строка 8 — основание передачи /получения (приемки)	Дата и номер договора поставки. Если товар получен по доверенности, также должно быть указано, что доверенность выдана руководителем ООО «Торгснаб», приведены дата и номер доверенности	Возвратить документ поставщику для исправления	
Строка 9 — данные о транспортировке и грузе	Реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов на перевозку товаров. Если нет ссылок на перевозочные документы, поставщик указывает массу нетто/брутто груза	Этот реквизит необязателен, поэтому может быть не заполнен. Если же в нем указаны неверные данные (неправильные реквизиты документов или масса груза явно не соответствует указанной в УПД), возвратить документ поставщику для исправления	
Строка 10 — товар (груз) передал	Должность и подпись с расшифровкой работника поставщика, который отгрузил товары. Например, заведующего складом или кладовщика	Возвратить документ поставщику для исправления	
Строка 11	Дата отгрузки товаров. Если поставщик не заполнит строку 11, считается, что товар отгружен на дату, указанную в строке 1 	Если дата не соответствует фактической отгрузке, возвратить документ поставщику для исправления. Если реквизит не заполнен, документ можно не исправлять при условии, что правильная дата отгрузки указана в строке 1 	

<…>