УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «СЧАСТЬЕ»
О.М. Сахаров

ИНСТРУКЦИЯ 
ОБ ОРГАНИЗАЦИИ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ БУХГАЛТЕРИИ
 И ОТДЕЛА ПРОДАЖ
ООО «СЧАСТЬЕ»
Москва, 2023
1.	Термины, определения и сокращения

Понятие (сокращение)	Расшифровка	
Общество	Общество с ограниченной ответственностью «СЧАСТЬЕ»	
Инструкция	Документ, определяющий порядок выполнения отдельных или взаимосвязанных действий конкретным работником организации в рамках определенных процессов	
Процесс	Разработка, утверждение и исполнение Инструкции структурными подразделениями и руководящими лицами Общества в пределах своей компетенции	
Участник процесса	Работник, выполняющий обязанности на какой-либо стадии (этапе) процесса	
УПД (универсальный передаточный Документ)	Первичный документ, содержащий одновременно все обязательные реквизиты, предусмотренные законодательством и для счетов-фактур, и для первичных учётных документов, например, актов и товарных накладных	
Первичные документы	Бумажный или электронный документ, свидетельствующий о каких-либо деловых или финансовых транзакциях, то есть значимый бухгалтерский документ, используемый для подготовки, проверки и аудита финансовой отчётности организации	

2. Общие положения

2.1 Инструкция описывает процесс по единым требованиям между бухгалтерией и отделом продаж.
2.2 Настоящая инструкция разработана, утверждена и введена в действие в целях совершенствования процесса коммуникации и взаимодействия в компании и повышения эффективности.
2.3 Инструкция распространяется на всех сотрудников указанных подразделений и обязательно для исполнения.
2.4. Применение данной Инструкции позволяет отладить процесс взаимодействия между отделами, сократить время принятия решений, четко и своевременно отражать информации на счетах бухгалтерского, налогового, управленческого учета, регулировать уровень дебиторской задолженности.

3.	Участники процесса

3.1.	Генеральный директор Общества осуществляет финальный контроль, определяет способ и порядок утверждения документа, при необходимости возвращает проект документа инициатору на доработку с комментариями, утверждает и подписывает документ.
3.2.	Инициатор документа – работник структурного подразделения, запускающий процесс, формирующий проект документа, активно участвующий и сопровождающий процесс на всех этапах прохождения документа до момента завершения процесса. 
3.3.	 Руководитель структурного подразделения или непосредственный руководитель инициатора – финансовый директор Общества, имеющий полномочия на одобрение проекта документа перед его направление на согласование.
3.4.	Смежное структурное подразделение – структурное подразделение, чьи интересы прямо задействует данный документ в лице как руководителя структурного подразделения (Коммерческий директор), так и работников, относящихся к этому подразделению (отдел продаж).
3.5.	Юридический отдел – работник юридического отдела, ответственный за проверку проекта документа на соответствие нормам права.

4.	Порядок выполнения процесса

Ситуации, по которым необходим порядок выполнения процесса:

4.1.	 Своевременное предоставление оригиналов документов от клиентов
4.1.1.	Все Договоры между Обществом и контрагентом должны предоставляться в отдел бухгалтерии своевременно. Сканированная копия документа, завизированная с двух сторон, предоставляется в течение 1-2 рабочих дней с момента подписания. В случае применения ЭДО клиентом сроки такие же. Оригиналы договоров поступают в отдел бухгалтерии не позднее 5 числа месяца, следующего за месяцем подписания. В связи с расширенной географией контрагентов сроки могут сдвинуться до 10 числа месяца, следующего за днем подписания.
4.1.2.	Первичные документы: товарные-накладные, счет-фактуры, УПД, акты выполненных работ предоставляются в отдел бухгалтерии в следующие сроки:
- при подписании с клиентом при личной встрече- в этот же день;
- при оказании ежемесячных услуг - сканированная копия, завизированная с 2х сторон, предоставляется в течение 1-2 рабочих дней с момента подписания. В случае применения ЭДО клиентом сроки такие же. Оригиналы документов поступают в отдел бухгалтерии не позднее 5 числа месяца, следующего за месяцем подписания. В связи с расширенной географией контрагентов сроки могут сдвинуться до 10 числа месяца, следующего за днем подписания.
4.1.3. Несвоевременное предоставление документов в отдел бухгалтерии влечет за собой:
- позднее заведение договоров в карточку контрагента 1С;
- нарушение графика оплат и контроля дебиторской задолженности;
- возможные риски недополучения выручки;
- невозможность предоставления корректной выгрузки управленческой отчетности для внутренних пользователей;
-возможные риски выявления ошибок и недочетов при аудиторской, налоговой проверках.

4.1.4. Контроль за соблюдением своевременности предоставления в бухгалтерию осуществляется линейными менеджерами самостоятельно.
Отдел бухгалтерии ежемесячно выгружает реестр недополученных документов, направляя его Коммерческому директору для дальнейшего контроля и соблюдения условий инструкции. Дальнейшие меры по стимулированию отдела продаж к исполнению действующей Инструкции остается в ведении Коммерческого директора.

4.2.	 Корректный расчет по товарам (услугам)
4.2.1.	Оформление заказа и иных первичных документов контрагенту производится строго по действующему прайсу Общества. Не допускается изменение цены по личной договоренности между линейным менеджером и клиентом. Любое внесение изменений по инициативе контрагента должно быть согласовано Коммерческим директором, Главным бухгалтером путем описания ситуации с указанием причины для таких изменений по корпоративной почте.
4.2.2.	Ответственность за нарушение расчетов, корректность выписки первичных документов несет линейный менеджер. Дальнейшие меры по стимулированию отдел продаж к исполнению действующей Инструкции остается в ведении Коммерческого директора

4.3.	Исправление ошибок, неточностей, корректировки первичной документации
4.3.1.	Ошибки, выявленные в ходе обработки первичных документов, полученные от отдела продаж описываются бухгалтером в электронном письме и отправляются на отработку ответственному линейному менеджеру.
4.3.2.	Список возможных ошибок, виды исправлений и примеры согласованы и находятся в Инструкции «Этапы продаж».
4.3.3.	Корректировка сумм документов прошлых периодов осуществляется отделом бухгалтерии самостоятельно на основании заведенного процесса от линейного менеджера с приложением обосновательных документов.
4.3.4.	Контроль за соблюдением этого пункта Инструкции осуществляет Коммерческий директор. В случае возникновения недопониманий между отделами следует провести дополнительное обучение ф удобной форме (совещание, вебинар)
4.4.	Коммуникация с контрагентом
4.4.1 Коммуникацию с клиентом по вопросам оформления договоров, расчетов и корректности документов осуществляет ответственный менеджер.
4.4.2. Допускаются переговоры клиента с отделом бухгалтерии в случае, если вопрос связан непосредственно с соблюдением нормативных актов по бухгалтерскому и налоговому учету, вопросов НДС, отчетности. А также в случае необходимости предоставления документов по запросам ИФНС и других органов.

5.	Ответственность и контроль
5.1.	Ответственность за соблюдение Инструкции линейными менеджерами продаж несет Коммерческий директор.
5.2.	 Ответственность за соблюдение инструкций отдели бухгалтерии несет Финансовый директор.

6.	Заключительные положения

6.1.	Настоящая Инструкция вводится приказом Генерального директора Общества.
6.2.	Внесение изменений и дополнений в Инструкцию производится путем издания новой редакции Инструкции.
6.3.	Все участники процесса должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией и подтвердить ознакомление путем подписания второго экземпляра, выданного на руки каждому.